North Carolina State University maakt van lesgeven en leren een creatief samenwerkingsproces

Uitdaging

NC State gebruikte eerst verouderde e-mailsystemen (Cyrus IMAP en GroupWise) die niet aansloten op de behoeften van studenten en medewerkers. De studenten konden niet veel met hun e-mail door de geringe opslagcapaciteit en de medewerkers ondervonden veel planningsproblemen omdat er verschillende agendaprogramma's werden gebruikt. "Je kon niet snel even een vergadering inplannen met iemand anders als diegene niet dezelfde agendatool gebruikte. Je moest die persoon dan opbellen en heen en weer mailen om te kijken wanneer hij beschikbaar was", zegt Stan North Martin, directeur Outreach, Communications and Consulting bij het Office of Information Technology van NC State University.

De studenten en medewerkers stuitten ook op obstakels wanneer ze wilden samenwerken. Zo hadden bestuursleden moeite om efficiënt notulen op te stellen en te delen tijdens personeelsvergaderingen. "Met Microsoft Word wist je nooit zeker of de versie die jij had de nieuwste versie was. Het was een omslachtig proces", aldus Martin.

"Dat is een van de stappen die de campus het meest heeft veranderd: iedereen op hetzelfde platform krijgen met hetzelfde e-mail- en agendasysteem."

Stan North Martin, Directeur Outreach, Communicatie en consultancy bij het Office of Information Technology van NC State University

Oplossing

Naar aanleiding van de frustraties over de opslagruimte voor e-mail, verschillende agendaprogramma's en beperkte samenwerkingsmogelijkheden, schakelde de CIO een team in om gehoste opties voor studenten te onderzoeken, waaronder G Suite, Microsoft Live en Zimbra. De kosten en voordelen werden geanalyseerd en vervolgens werden er focusgroepen van studenten gevormd om het aantal opties te verkleinen. Na pilottests met de verschillende tools, persoonlijke demonstraties en feedback van de studenten, besloot de universiteit over te stappen op Google. De mogelijkheid voor integratie met een verscheidenheid aan software en hardware speelde een aanzienlijke rol bij het besluit van NC State. "In die tijd werkte de Microsoft-oplossing alleen maar met Internet Explorer", zegt Sarah Noell, hoofd van het Google-serviceteam en assistent-directeur Informatietechnologie. "Er worden steeds meer Macs gebruikt op de campus.

Voor de studenten, waarvan er veel al gebruikmaakten van Google, was deze overstap vanzelfsprekend." Ondertussen vroeg de CIO een andere onderzoeksgroep op de campus om G Suite onder de loep te nemen voor docenten en medewerkers. Het belangrijkste criterium was dat er een oplossing moest zijn waarbij sprake was van weinig verandering in processen. Voor de overstap van een oplossing op locatie naar een cloudoplossing zijn wat aanpassingen nodig, maar de verandering lijkt groter dan deze in werkelijkheid is. De meeste docenten waren erg enthousiast over de migratie naar Google, omdat ze al hadden gezien hoe succesvol de overstap was voor de studenten. Noell geeft aan dat hoewel sommige medewerkers aanvankelijk wat terughoudend waren, de bezorgdheden al snel als sneeuw voor de zon verdwenen toen ze echt aan de slag gingen met G Suite. Nu beheert het team van Noell 180.000 Google-accounts, waarvan er ongeveer 75.000 actief zijn. Afgestudeerden van NC State mogen hun account voor onbepaalde tijd behouden en veel van hen hebben een inactief account.

Organisatieprofiel

De North Carolina State University in Raleigh opende in 1887 haar deuren met de missie om onderwijs beschikbaar te stellen voor iedereen, ongeacht sociale achtergrond. De openbare universiteit richtte zich aanvankelijk op agrarische studies en mechanische wetenschappen. Tegenwoordig is NC State een vooruitstrevende onderzoeksuniversiteit op het gebied van onder andere wetenschap, technologie, engineering, wiskunde, ontwerp, diergeneeskunde en textiel. De missie van de school is nog steeds gericht op onderwijs voor iedereen. Studenten en medewerkers werken samen met partners uit verschillende branches, de overheid en non-profitorganisaties om actuele problemen op te lossen. De universiteit is de grootste in de staat North Carolina en leidt projecten om een slim elektriciteitsnetwerk te ontwikkelen, boeren te helpen in te spelen op klimaatveranderingen en het gebruik van kernenergie te verminderen. De universiteit telt meer dan 35.000 studenten, ongeveer 24.500 bachelor- en 9500 masterstudenten, en ongeveer 8500 medewerkers.

Gebruikte producten

Hartelijk dank voor je aanmelding.

Let us know more about your interests.