Manhattan College verbetert de informaticaservices, zodat ze leerlingen en docenten beter kunnen begrijpen en ondersteunen

De IT-afdeling van Manhattan College bestaat uit 22 mensen en heeft beperkte middelen. "Net als een Zwitsers zakmes hebben we veel functies, maar hebben we geen specifieke expertises", zegt Jake Holmquist, de CIO van Manhattan College. "Veel van onze werknemers zijn algemene IT'ers. Het is dus moeilijk om een goede oplossing geweldig te maken." De hogeschool gebruikte veel tools op locatie, maar naarmate de behoefte groter werd, werden de problemen complexer en duurder.

Overstappen op de cloud

"We besloten ons op de cloud te richten", zegt Holmquist. "In de meeste gevallen was dat de beste oplossing." Manhattan College gebruikt Google-tools sinds 2008. Eerst stapten ze over op Gmail. Dat was, volgens Holmquist, "de manier waarop de IT-medewerkers de rest van de campus konden laten zien dat werken in de cloud geen probleem is." Nu is het logisch om bij Google te blijven, zowel vanwege het 'vertrouwen', zoals hij het stelt, als vanwege de bekendheid met en eenvoud van Google-tools. "Omdat we bestaande Google Workspace-accounts hebben, kon ons IT-team eenvoudig toegang krijgen tot Google Cloud-tools en andere mensen er ook eenvoudig toegang toe geven toen we begonnen met de implementatie van de services", zegt hij.

Het IT-team begon met overbodige, 'gegevensloze' systemen, die weinig risico liepen: DNS en kleine websites zonder persoonlijke gegevens. "Naarmate we meer gebruik gingen maken van de cloud en besloten meer services voor gebruikers te migreren", zegt Holmquist, "voegden we de woorden 'veilige cloudomgeving' toe aan onze berichten over upgrades en migraties. Naast die berichten voegden we een nieuwe, deels overbodige laag toe. Na de migratie naar de cloud lieten services verbeteringen zien op het gebied van beschikbaarheid, prestaties, redundantie en betrouwbaarheid. Dit hadden we nooit kunnen bereiken op de campus."

In de loop van de tijd "is het ons doel geworden om cloudbarrières te doorbreken en ons prettiger te voelen bij een concept dat in eerste instantie helemaal onbekend was, voor zowel de gebruikers als de IT-medewerkers", zegt hij. "Hoe meer barrières we doorbraken, hoe eenvoudiger het was om de volgende stappen te zetten."

Holmquist vertelt dat toen ze Google Cloud gingen gebruiken in 2014, er weinig documentatie was over de tools. Sindsdien zijn de tools echter "eenvoudiger in het gebruik. Je kunt veel meer doen in de gebruikersinterface en de documentatie is veel beter. Er staan meer handige voorbeelden in en de ondersteuningscommunity is een stuk groter."

Uitdagingen blijken te lonen

De grootste uitdaging voor Manhattan College waren de grote commerciële apps die ze hadden gemigreerd. De meeste waren speciaal ontworpen voor het datacenter en, zegt Holmquist, "naar onze mening deden de apps het niet goed toen ze naar de cloud waren verplaatst. Ons grootste obstakel was de eerste configuratie van deze instellingen (die niet goed waren gedocumenteerd) om de apps te optimaliseren voor de nieuwe mogelijkheden die de cloud biedt."

Hij voegt toe dat hun grootste prestatie tot nu toe het resultaat was van die uitdaging: in juli 2017 implementeerden ze 'Banner 9', een upgrade voor hun oude systeem.

"Een typische implementatie in ons datacenter betekende een hardware-aanschaf met zes nullen. We wisten dan echter nog niet of de hardware op tijd zou worden geleverd om het systeem te testen en ermee aan de slag te kunnen in de zomer van 2017", zegt hij. "We besloten het dus anders aan te pakken en deze nieuwe Banner 9-onderdelen te implementeren in de Compute Engine van Google Cloud. We konden snel en eenvoudig verschillende componenten toevoegen tijdens de installatie en de testfase. Als het misging, verwijderden we de installatie en konden we binnen enkele minuten opnieuw beginnen. Met de hulp van Google Support konden we een aantal instellingen gebruiken voor site-to-site VPN (waarbij Banner 9-onderdelen in Google Cloud communiceren met de database op locatie), de prestaties van de app-server, hoge beschikbaarheid en SSL."

Uiteindelijk konden ze een productieomgeving implementeren met "uitstekende prestaties en een hoge beschikbaarheid die we op de campus niet hadden kunnen krijgen".

Nu kan de hogeschool binnen enkele minuten een nieuw systeem maken en registreren. "Als we opnieuw moeten beginnen, kunnen we het ook veel sneller allemaal verwijderen", zegt hij. "Nog beter: meer mensen kunnen services maken wanneer die nodig zijn, in plaats van te moeten wachten op een systeembeheerder die ze voor ze installeert."

Voortgang koesteren en vooruitkijken

Het doel van Holmquist is vooral om het IT-team uit het datacenter te halen en deze medewerkers meer te betrekken bij initiatieven voor gebruikers. "We zijn echt een drempel overgegaan, omdat nu meer van onze systemen worden gehost in Google Cloud dan in ons datacenter", zegt hij. "We hoeven nu geen servers meer te onderhouden, kapotte onderdelen te vervangen en patches toe te voegen. We kunnen ons er nu op concentreren dat onze apps goed werken, zodat onze eindgebruikers meetbare voordelen ervaren."

Daarnaast waren elementen waar campusgebruikers nu op vertrouwen (zoals uitstekende prestaties en hoge beschikbaarheid) ooit veel te duur voor de universiteit, die toch al weinig geld had. "Met Google Cloud zijn deze elementen beschikbaar zonder dat we van tevoren een heleboel moeten betalen. In de meeste gevallen horen ze gewoon bij het abonnement", zegt hij. "En nog beter: de kosten zijn maar een fractie van wat we op de campus betaald zouden hebben en alle elementen kunnen goed worden beheerd door de bestaande IT-medewerkers."

Er is veel vooruitgang geboekt bij Manhattan College, en ze blijven werken aan verbetering. De school blijft servers in het datacenter vervangen wanneer deze aan vervanging toe zijn en blijft op zoek naar betere, efficiëntere manieren om services aan te bieden in de cloud.

Holmquist is blij dat de IT-medewerkers zich meer kunnen richten op 'verbeteringen van de bedrijfsvoering' doordat ze elektronische workflows en de gegevens die van de campus binnenkomen beter kunnen begrijpen dankzij gegevensrapportage en -analyse. De mensen van de IT-afdeling zijn van intern gerichte IT-medewerkers veranderd in 'gebruikersgerichte technologietrainers die mensen leren deze nieuwe tools te gebruiken'. Hij is benieuwd hoe de machine learning- en analysetools dit kunnen ondersteunen.

Holmquist zegt: "Google Cloud heeft ons de tools gegeven om complexe problemen op te lossen, die we zelf niet hadden kunnen aanpakken."