Bij UNC Greensboro worden online groepen en samenwerking omarmd door studenten en medewerkers

Nick Young, IT-manager bij de University of North Carolina at Greensboro (UNCG), gelooft in twee ingrediënten voor campustechnologie. Ten eerste moeten studenten en medewerkers tools gaan gebruiken omdat ze deze nuttig vinden, niet omdat IT dat van ze verwacht. Ten tweede moeten studenten en medewerkers de technologie grotendeels zelfstandig kunnen beheren, waarbij IT vrijwel niet hoeft te helpen. In de lange periode waarin de UNCG werkt met Google (een samenwerking die in 2005 begon met het gebruik van Gmail), hebben het gebruiksgemak en de organische implementatie bijgedragen aan de verspreiding van Google Workspace for Education onder de 20.000 studenten en 3500 medewerkers van de universiteit.

"We proberen te luisteren naar de wensen van studenten en medewerkers, in plaats van ze te vertellen wat ze moeten doen", zegt Young. "We stellen apps beschikbaar en laten mensen vrij in welke tools ze gebruiken. Op die manier proberen we het gebruik ervan te stimuleren."

Toen de studenten en medewerkers eenmaal het nut van Gmail en andere Google Workspace-tools zoals Google Documenten inzagen, zijn ze langzaamaan ook de nieuwe functionaliteit gaan gebruiken die Google in de afgelopen tien jaar aan Google Workspace heeft toegevoegd, waaronder Google Meet en Google Discussiegroepen. Volgens Young zien de studenten dankzij deze nieuwe tools en functies in hoe belangrijk het is om samen te werken en nuttige informatie met elkaar te delen.

Tools voor zelfstandige samenwerking en opslag

"We hebben niet veel ontwikkelaars in dienst", vertelt Young over zijn IT-team. Gezien het formaat heeft de universiteit bovendien relatief weinig administratieve medewerkers. Young is altijd op zoek naar nieuwe manieren waarmee studenten en medewerkers tijd kunnen besparen en efficiënter kunnen samenwerken met Google Workspace, zonder dat IT daar veel voor hoeft te doen. "We zoeken naar schaalbare verbeteringen waarbij we het meeste waar voor ons geld krijgen", zegt hij. Dat komt neer op tools die studenten en medewerkers zelfstandig kunnen gebruiken.

Young heeft bijvoorbeeld voorgesteld dat studieverenigingen en vertegenwoordigers van studentenhuizen berichten delen via Google Discussiegroepen in plaats van steeds heel veel e-mail te versturen. De met de hand bijgehouden mailinglijsten zijn niet erg geschikt voor taken als het toevoegen of verwijderen van leden. E-mails werden vaak genegeerd, omdat ze vaak ondersneeuwden tussen alle andere e-mails die mensen ontvingen. Door Google Discussiegroepen te gebruiken voor specifieke groepen op de campus, ontstonden er online communities van Residence Life-medewerkers en studenten waarin effectief gesprekken konden worden gevoerd. Leden van de Google Discussiegroepen kunnen naar een centraal online punt voor hun groepen gaan om te zien hoe discussies verlopen of om belangrijke berichten van de groepsleiders te lezen, zonder op e-mail te hoeven wachten.

"Met Google Discussiegroepen hebben we niet zo veel aan mailinglijsten gekoppelde infrastructuur nodig, zoals serveronderhoud en softwareback-ups", zegt Young. Groepsleiders kunnen eenvoudig leden toevoegen en verwijderen. Bovendien kunnen ze functies als vraag-en-antwoordforums gebruiken om andere leden vragen te stellen en antwoorden te ontvangen. "Google Discussiegroepen zijn een belangrijk onderdeel geworden van onze communicatie op de campus. Momenteel voegen we ook Google Discussiegroepen voor alumnigroepen toe", zegt Young.

Met Drives van mijn team is er geen onduidelijkheid meer over wie eigenaar is

Young helpt afdelingen van de UNCG om Google Vault te gebruiken voor het bewaren van e-mail en voor het overzetten van e-mail wanneer een medewerker de universiteit verlaat. "Zo kunnen we het vertrek van een medewerker beter beheren”, stelt Young.

Young stimuleert medewerkers en studenten bovendien om Drives van mijn team van Google te gebruiken voor het delen en opslaan van documenten. Aangezien bestanden in Drives van mijn team niet worden beheerd door individuen, maar door een groep, blijven de documenten bestaan als een lid de groep verlaat.

"Met Drives van mijn team is het eigendom van documenten geen pijnpunt meer", zegt Young. Net als bij Google Drive en andere tools van Google Workspace kunnen beheerders van Drives van mijn team rechten en lidmaatschap beheren zonder hulp van IT te hoeven vragen.

Samenwerking met andere groepen

Doordat Google Workspace veel wordt gebruikt in het schoolsysteem van de University of North Carolina, is het voor beheerders als Young eenvoudig om ideeën voor procesverbetering te delen. Een voorbeeld is dat via Google Meet een maandelijkse beheerdersMeet wordt georganiseerd die beheerders vanuit het hele UNC-systeem samenbrengt om te praten over nieuwe manieren om Google Workspace te gebruiken.

"Het komt vrijwel nooit voor dat er een probleem is waar andere beheerders niet mee kunnen helpen", legt Young uit. "Het scheelt dat we allemaal Google gebruiken, waardoor we via hetzelfde platform interactie hebben. Meet bieden ons een eenvoudige manier om problemen op te lossen."