Studenten en medewerkers van University College Dublin besparen tijd en delen meer dankzij Google Workspace

University College Dublin moet eenvoudige toegang tot e-mail en productiviteitstools bieden (zonder het IT-team meer werk te geven) om zo studenten en medewerkers met elkaar en online informatiebronnen verbonden te houden. "We moeten een zeer open netwerk bieden dat niet aan een specifiek apparaat is gekoppeld en waarop alles via wifi werkt", zegt Brian Morrissey, hoofd Webservices. Met 32.000 studenten en 6000 medewerkers kunnen er op bepaalde momenten 40.000 computers, tablets en smartphones actief zijn op het campusnetwerk, die gebruikmaken van e-mail en deelfuncties voor documenten. "Onze campuscommunity wil functies die altijd beschikbaar zijn en wil zich geen zorgen maken over registratie van apparaten of verbinding met hun e-mailaccount", zegt Morrissey.

Het Sunmail-mailsysteem van de universiteit was erg arbeidsintensief voor Morrissey en zijn IT-collega's. Daarnaast was het systeem niet erg gebruiksvriendelijk voor de studenten en medewerkers. "Het was een duur systeem als je kijkt naar kosten en beheer, en dat zijn twee dingen die we proberen te vermijden", aldus Morrissey. Het IT-team moest meerdere grote e-mailservers onderhouden en controleren, maar ook antispam- en antivirussoftware die op nog meer servers werd uitgevoerd. Studenten en medewerkers klaagden over de beperkingen van hun accounts, waardoor ze vaak berichten moesten verwijderen. "We moesten een zescijferig bedrag investeren om de architectuur van een verouderd systeem te vernieuwen", legt Morrissey uit. Het IT-team heeft toen besloten om over te stappen naar een cloudgebaseerd e-mailsysteem dat eenvoudig kon worden geïmplementeerd en beheerd.

Migratie vereenvoudigen met helpdesks op locatie

UCD koos Gmail als vervanger van het verouderde, ingewikkelde e-mailsysteem. "De grootste reden om voor Google te kiezen, was dat Gmail betrouwbaar, altijd beschikbaar en intuïtief in gebruik is", aldus Morrissey. "Het is een bekende interface voor iedereen."

Morrissey en zijn collega's hebben de e-mails van studenten en medewerkers per afdeling naar Gmail overgezet om er zo voor te zorgen dat de overstap naar Google probleemloos zou verlopen. Vervolgens hebben ze binnen die afdelingen tijdelijke helpdesks in het leven geroepen. "We werkten in de kantoren met medewerkers of in de buurt van de gangen waar studenten ons voorbij liepen", legt Morrissey uit. "We hebben veel tijd besteed aan klantbetrokkenheid. Dat was een grote investering, maar we hebben hier veel aan gehad. Mensen zijn hierdoor heel snel overgestapt naar het nieuwe e-mailsysteem."

Terwijl studenten en medewerkers gewend raakten aan Gmail, ontdekten ze ook andere Google Workspace-tools, zoals Google Documenten, Google Agenda en Google+. "Dat vonden we verrassend, omdat we echt gefocust waren op e-mail", zegt Morrissey. De faculteitsmedewerkers kwamen er al snel achter dat Google Workspace gebruiksvriendelijker is dan andere productiviteitstools, omdat Google Workspace vanaf elk apparaat toegankelijk is. Google Agenda was volgens Morrissey echt een gamechanger. Voorheen gebruikten de faculteiten veel verschillende agenda-apps, waardoor er geen consequente benadering was om studenten op de hoogte te houden van wijzigingen in collegetijden of de spreekuren van docenten.

Creatieve ideeën om tijd te besparen en onderwijsstrategieën te delen

De UCD-medewerkers hebben creatieve manieren gevonden om Google Workspace te gebruiken als vervanger voor tijdrovende processen, en om eenvoudiger in contact te komen met elkaar en studenten. De faculteit heeft de UCD Teaching and Learning Community op Google+ opgezet om ideeën te posten voor verbeteringen in het onderwijstraject en om feedback van andere onderwijzers te krijgen. "Als we dit zonder Google zouden proberen, hadden we waarschijnlijk veel minder betrokkenheid gegenereerd dan nu", zegt Morrissey. Verder heeft de IT-afdeling een mailinglijst vervangen door een eigen Google+ community, die wordt gebruikt om presentaties over nieuwe technologische initiatieven te delen.

Medewerkers van de UCD School of Veterinary Medicine gebruiken Google Workspace om colleges te plannen. Ze vroegen Matthew Hynes, hoofd van het webservicesteam, om betere manieren om collegeprogramma's te delen, zodat er beter kon worden voorkomen dat onderwerpen tijdens verschillende colleges werden herhaald. Hynes stelde voor dat de docenten een spreadsheet in Google Spreadsheets zouden maken, met daarin informatie over alle colleges van de faculteit. Met behulp van Google Sites maakte Hynes een website die gegevens van deze spreadsheet ophaalt en waarop diagrammen worden weergegeven voor de onderwerpen die worden onderwezen, met de bijbehorende locatie.

De overstap naar Google leidt niet alleen tot creatieve tijdbesparende oplossingen en onderwijsverbeteringen, maar zorgt er ook voor dat de UCD geld bespaart. Morrissey geeft aan dat de universiteit al een aanzienlijk zescijferig bedrag heeft bespaard doordat de hardware van de oude e-mailoplossing weg kon en er geen onderhoudskosten meer zijn. Dankzij Gmail zijn er ook geen kosten meer voor antivirus- en antispamoplossingen.

"We krijgen geen telefoontjes van mensen die problemen hebben met toegang tot e-mails of die vragen hebben over opslagruimte", zegt Morrissey. "Met Gmail zijn alle zorgen over overschrijding van quota's weggenomen."